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2018年10月29日

2018年10月現在のいわゆる「オフィス」に必須なものは何かを考察する






おはようございます。

2018年10月のオフィスファシリティに関する配信記事です。

2018年10月、いわゆる平成30年最後の10月を過ごしておりますが、この現在、いわゆるオフィスという場所に必要な設備や装備(オフィスファシリティ)は何で、優先順位はどのように高くなるか、という課題を掘り下げてみたいと思います。

新しく会社を立ち上げる、それ以外にも、新しい◯◯支店や営業所、子会社のような拠点を立ち上げたり、個人事業主として副業から始める、現業である飲食店や理髪店や小売業態を始める、いろいろ事業体の形式はあると思いますが、できるだけそれらに共通する理想的なオフィス環境とは何か、予断や先入観を持たずに考えていきたいと思います。

まず執務室や受付や会議室、と考えるのはあまりに昭和に過ぎます。

革張りのソファとかローテーブルで重い灰皿が置いてある、いわゆる会議室など、残念ながら今の「商談」ではあまりに使い勝手が悪いと思います。

せめて応接室ではなく「応接会議室」にして、もっと高いカウンター式のテーブルに機能的で腰高で座りやすい椅子が数台あって、できれば上下可動式で、全員立って会議することができるのを「通常」にしたいくらいです。

なぜなら、顧客や取引先が来て「商談」「打ち合わせ」するよりも、社内のメンバーで簡単な打ち合わせや認識合わせのミーティングをする機会のほうがはるかに圧倒的に多いからです。

場所を変えて気分を変えてブレーンストーミングをしたいのであれば、シェアオフィスやレンタル会議室、スタバの奥の席などを使って思い切りやれば良いと思いますし、そのような非日常の場所は、自分で用意しなくても他者がふんだんに腕によりをかけて準備用意してくれますので、そんなに気にすることはありません。

使う時間だけ、お金を払って利用すれば良いだけです。

同じ論理で、受付カウンターや受付の係員なども不要です。

玄関口では、呼び鈴のベルでも太鼓でも置いておけば良いと思います。

余談ですが2018年10月現在現実に存在する福岡市天神のある広告・Webコンサルティング等の事業会社では、本当に受付に「太鼓」が置いてありまして、バチをもって「ドン」と鳴らせば手の空いた誰かが出てきてくれます。

ここにコストをかける必要はありません。

それでは、執務室はいかがでしょうか。

作業場所としては、別にどこでも構わないと思います。

たとえ廊下であろうとも窓際であろうとも、Beats musicのノイズキャンセリングヘッドホンを被ってしまえば、個室と変わりません。

では電話はどうするのかって?

PCにヘッドホンが連動していますから、スカイプだろうが何だろうが、通話アプリを使えばいつでも「通話」できてしまいます。

かかってきた携帯電話を耳に当てて、いそいそと給湯室やトイレに篭る、これはスマートな業務態様とはいえないと思うのです。

また、通話が始まる時間をSlackなどのチャットシステムで「予約」してから、話す内容やアジェンダもあらかじめ決めておいてから、オンラインで話す、これが重要です。

そうしないと、そもそも相手の時間を容赦無く奪う「電話」などできません。

筆者も電話がもともと嫌いでして、気になる女の子の家に電話しても、出た父親に速攻切られるというような経験がありまして、営業でも何でも電話を使うのはこりごりという口ですが、最近になってようやくチャットシステムの隆盛により、相手の時間を拘束しないでやりとりの履歴が残るSlackやChatWorkやTeams、フェイスブックのMessage機能といった仕組みやシステムを利用した「テキスト文字会話」ができるようになってから、コミュニケーションの幅が大きく広がったように思います。

そして、作業場所がたとえ自宅の廊下であっても、資料は全てサーバーおよびドロップボックスやエバーノートといったクラウド上に安全に保管されていますし、機密情報があっても会社のサーバー内にあるファイルを、VPNで世界中どこからでもセキュアなIDやワンタイムパスワードや二段階認証を経て取りに行けば良いので、書斎とか豪奢な事務所執務スペースというのは不要です。

むしろ世界中どこでもリモートワークできると考えれば、本社の内装「だけ」を飾りたてることのほうが違和感があるくらいです。

すなわち、このオンラインで快適に作業できる環境に最も必要なものは、サクサクつながるネット環境そのものということになります。

現在、日本で小規模事業者や家庭で使える(申し込める)最速のインターネット回線は、KDDIが出しているAU光の10G回線となっております。

これに、GoogleWifiのような、ルーター内で2.4G回線も5G回線もまとめられてまるで一つのWifi回線のように振る舞うインテリなルーターを組み合わせれば、ネット環境は快適になり、ストレスなく作業ができると思います。

つまり、応接や受付や秘書や受付の人や内装、という物理的なオフィス環境というより、10Gの世界最速インターネットと、Google wifiと、最新最強のPCと、43インチ4Kモニタと、スタンディングデスクと、Beats musicのノイズキャンセリングヘッドホンと、ドロップボックスと、エバーノートと、スラックと、スカイプと、GoogleのG Suiteといった、ネット環境をフル活用できるオフィス設備や装備を用意するのが、最優先ということなのです。

社長の個室や受付の人の人件費、それから革張りの応接室のソファや絵画や観葉植物などといった内装関連費を考えれば、それらがなければ十分賄える程度の「投資」だと思います。

願わくば、光回線もAUだけではなく、NTTのフレッツ光ネクストの1Gのipv回線も並行して契約して、NTT側は予備もしくは緊急回線として、YAMAHAが出している最新のルーターを導入して、マルチホーミングという2回線のインターネット回線を一つにまとめ、AUとNTTの光回線が「同時に」落ちない限り、オフィス環境のインターネットが落ちないようにすれば完璧です。

これで、家だろうが事務所だろうがこれだけのインターネット環境があれば、ほぼ問題なく作業に没入でき、業務作業効率が上がることは間違いありません。

また、会社のファイルを外から取りに行くときにも、ストレスがなく外出先のWifi環境さえ整備されていれば十分に作業はできると思います。

かようなコンセプトで事務所のオフィス環境を整備している東京の特許事務所がありますので、ぜひご覧になっていただければと思います。

今の時代、インターネットが落ちると一つも仕事にならないのではないかと考えます。

したがって、オフィス環境で最も気にしてお金も手もかけるところは、「ネット環境」「IT環境」ということになろうかと思います。

IT環境としては、最新のPCおよび4Kモニタがあれば最高です。

モニタも大きいもので、マルチウィンドウで行った方が作業効率は当然に上がります。

以上、2018年10月現在のいわゆる「オフィス」に必須の機能について意見を述べてみました。

それでも手書きの文通は大好きな筆者からの記事は以上です。

(2018年10月29日 月曜日)