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2018年12月23日

ペーパーレスとは紙を減らすのが目的ではなく業務自体造り変えようとするものです





おはようございます。

2018年12月の働き方に関する配信記事です。

少し前までは、「紙」に情報を載せて配ったり、共有したりすることが、もっとも情報の展開が早く、業務を進める上での前提としての情報伝達手段でありました。

しかしながら、例えば経営会議や部長会といった、議論を行い物事や案件を判断する場で、資料を紙で配るということを行うより、タブレットやプロジェクタで共有することが広まってきたようです。

これは、「紙」に変わる情報伝達手段として、IOTが発達した結果得られた「技」であり、こうした道具の進化に適切についていけない組織は早晩滅ぶことになるでしょう。

社内から全ての紙を無くす、というスローガンはとてもわかりやすく、これは「紙」という経費の塊を減らしてコストを削減する、ということが目的なのではありません。

「紙」自体の値段は特に高くないのです。

しかしながら、紙でしか情報の伝達がされない、というのが問題なのです。

それは、紙の手紙でやりとりしていた数百年前と基本的に情報のやりとり方法が進化しておらず、紙が発明された時代に羊皮紙や粘土板で文字を書くほうがトラディショナルだと叫んでいた人と同じ態度であるだろうということです。

ペーパーレス化というのは、事務機屋さんから提案される経費削減方法ではありません。

目的は、紙という情報伝達手段から、電子媒体を利用した情報伝達および決定システムに乗り換えて、現代に合わせた効率的な業務をしようということに他なりません。

入力業務を減らし、資料作成スピードを増し、そしてプロジェクタやタブレットに映し出せば、資料の「配布」スピードをほぼゼロにすることができます。

こういった、仕事のやり方進め方を変えて業務を作り変える、という目的がなければ、いくら紙を減らそうといっても紙に頼った情報獲得手段を変えない限り無理だというものです。

このため、社内から紙を無くすというわかりやすいスローガンを掲げてロールプレイングゲームのように進めます。

そうしないと、世界の他の一人当たりGDPが高い国、例えばオーストラリアやシンガポール、アメリカのシリコンバレーのような人々には国際競争で勝てないのです。

日本はかつて航空技術で一瞬世界の頂点に君臨し、当時のアメリカ人イギリス人にクレイジーと呼ばれた大型正規空母6隻を主体とした航空機動部隊を編成し、長駆択捉島単冠湾から無線封鎖を経てハワイオアフ島沖に「出現」し、世界初となる大規模航空攻撃(1941年12月8日真珠湾攻撃)を成功させるなど、進取の気質に富んだ国民なのです。

業務の中の「作業」部分をできるだけシステム化し、業務を進める人間はビジネスの面白い、興味ある部分を担当していかなければなりません。

ペーパーレスは紙を削減させるということではない、というお題でのお話でした。

紙を繰ってよく手を切っていた筆者からの記事は以上です。

(2018年12月23日 日曜日)

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